Polityka prywatności TJP

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz ochrony prywatności użytkowników serwisu internetowego TJP dostępnego pod adresem http://eveninglodge.com, a także klientów i osób kontaktujących się z nami w związku z organizacją wydarzeń.

Dokładamy najwyższej staranności, aby Twoje dane były przetwarzane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest TJP, reprezentowana przez PARIZY GABRIEL, z adresem: 9 Ven. au Lièvre, 14114 Ver-sur-Mer, France (dalej: „TJP” lub „Administrator”).

Z Administratorem możesz skontaktować się:

• korespondencyjnie: 9 Ven. au Lièvre, 14114 Ver-sur-Mer, France, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”,
• mailowo: [email protected],
• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie Konsultacja.

Administrator przechowuje dane osobowe w systemach informatycznych oraz w formie papierowej, z zastosowaniem środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poziom bezpieczeństwa odpowiadający wymogom RODO, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, modyfikacją, ujawnieniem czy zniszczeniem.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane przez TJP wyłącznie w jasno określonych, zgodnych z prawem celach związanych z działalnością agencji eventowej, w szczególności:

• Nawiązanie kontaktu – obsługa formularzy kontaktowych i zapytań przesyłanych drogą mailową lub telefoniczną, w tym udzielenie odpowiedzi na przesłane zapytania dotyczące organizacji wydarzeń, dostępnych pakietów oraz możliwości współpracy.
• Realizacja usług – przygotowanie i przedstawienie oferty, zawarcie i wykonanie umów dotyczących kompleksowej organizacji wydarzeń, w tym koordynacja logistyki, rezerwacji, usług podwykonawców oraz rozliczeń.
• Obsługa zapytań ofertowych – przygotowanie propozycji scenariuszy wydarzeń, kalkulacji wstępnych oraz rekomendacji pakietów, w tym kontakt zwrotny z klientem w celu doprecyzowania wymagań.
• Obsługa klienta – bieżący kontakt operacyjny przed wydarzeniem, w trakcie jego realizacji oraz po zakończeniu, a także obsługa reklamacji, zgłoszeń technicznych i kwestii organizacyjnych.
• Informowanie o aktualnościach firmy – przesyłanie, za Twoją zgodą, informacji o nowych usługach, przykładowych realizacjach, wydarzeniach pokazowych, materiałach inspiracyjnych oraz ofertach specjalnych związanych z działalnością TJP.
• Bezpieczeństwo i statystyka – zapewnienie bezpieczeństwa serwisu internetowego, prowadzenie statystyk odwiedzin oraz analiza sposobu korzystania z witryny w celu jej optymalizacji (w tym z wykorzystaniem plików cookies).
• Wypełnienie obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej, rozpatrywanie reklamacji oraz realizacja innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez TJP są w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy, w szczególności w związku z przygotowaniem oferty i organizacją wydarzenia;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadku, gdy zapisujesz się do newslettera, wyrażasz zgodę na kontakt marketingowy lub akceptujesz wykorzystanie określonych kategorii plików cookies;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, m.in. w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest w szczególności: zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, komunikacja biznesowa z osobami reprezentującymi kontrahentów, a także prowadzenie analiz i statystyk dotyczących korzystania z serwisu.

W zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, przysługuje Ci prawo do jej wycofania w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

5. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu i kontekstu kontaktu z TJP możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa firmy lub organizacji, którą reprezentujesz.
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, dane korespondencyjne, adres strony internetowej (jeżeli go podasz).
• Dane związane z zapytaniem – treść przesłanej wiadomości, preferowana data wydarzenia, szacunkowa liczba gości, typ wydarzenia, wybrane pakiety lub usługi, lokalizacja, informacje dodatkowe istotne dla przygotowania oferty.
• Dane transakcyjne i rozliczeniowe – dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych oraz rozliczenia zawartych umów (np. dane firmy, NIP).
• Dane techniczne – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego, dane zbierane poprzez pliki cookies i podobne technologie (według zasad opisanych w sekcji o plikach cookies).

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia i realizacji umowy lub odpowiedzi na Twoje zapytanie. W formularzach kontaktowych pola obowiązkowe są każdorazowo oznaczone.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany odpowiednimi przepisami prawa lub uzasadniony dla obrony przed ewentualnymi roszczeniami. W szczególności:

• dane przetwarzane w celu przygotowania oferty i odpowiedzi na zapytanie przechowujemy przez okres prowadzenia korespondencji oraz do 12 miesięcy od daty jej zakończenia, chyba że dojdzie do zawarcia umowy lub wyrazisz zgodę na dalszy kontakt marketingowy;
• dane związane z zawartą umową i realizacją wydarzenia przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych), co do zasady przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. w celach marketingowych) przechowujemy do czasu cofnięcia zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora mogą być przetwarzane do czasu zgłoszenia sprzeciwu, chyba że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania.

Po upływie odpowiednich okresów dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.

7. Przekazywanie danych podmiotom trzecim

W związku z realizacją naszych usług oraz obsługą serwisu internetowego Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Podmiotom współpracującym przy organizacji wydarzeń – takim jak obiekty eventowe, firmy cateringowe, podmioty odpowiedzialne za nagłośnienie i oświetlenie, scenografię, oprawę artystyczną, fotografię oraz operatorzy stołów eventowych i rozrywkowych, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego wydarzenia.
• Dostawcom usług IT – firmom zapewniającym hosting, utrzymanie i rozwój serwisu internetowego, systemów poczty elektronicznej oraz innych narzędzi wspierających obsługę klienta i bezpieczeństwo serwisu.
• Doradcom zewnętrznym – biurom rachunkowym, kancelariom prawnym oraz innym doradcom, jeżeli dostęp do danych jest konieczny do świadczenia usług na rzecz Administratora.
• Organy publiczne – wyłącznie w zakresie, w jakim jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych na podstawie stosownych umów powierzenia, zobowiązane są do zachowania poufności, zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych oraz przetwarzania ich wyłącznie w zakresie i celu określonym przez TJP.

Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych, chyba że zostaniesz o tym wyraźnie poinformowany przed planowanym przekazaniem danych, a transfer będzie odbywać się zgodnie z wymogami RODO.

8. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeżeli tak – otrzymać ich kopię oraz informacje dotyczące m.in. celów, zakresu i podstaw prawnych przetwarzania.
• Prawo do sprostowania danych – jeżeli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia.
• Prawo do usunięcia danych – w określonych przypadkach możesz zażądać usunięcia danych (np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, cofnięto zgodę, wniesiono skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania lub dane były przetwarzane niezgodnie z prawem).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach przewidzianych w RODO, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu.
• Prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, masz prawo otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie oraz żądać ich przekazania innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
• Prawo sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; w takiej sytuacji przestaniemy przetwarzać dane, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności.
• Prawo do wycofania zgody – jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją w dowolnym momencie wycofać, kontaktując się z nami w sposób wskazany w niniejszej polityce.
• Prawo wniesienia skargi – masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z nami za pomocą danych kontaktowych Administratora wskazanych w sekcji „Administrator danych osobowych”. W miarę możliwości prosimy o wskazanie, z którego prawa chcesz skorzystać oraz jakiego zakresu danych dotyczy Twój wniosek.

9. Zabezpieczenia danych

TJP wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa danych odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. W szczególności:

• stosujemy zabezpieczenia infrastruktury serwerowej i sieciowej, w tym środki ochrony przed nieautoryzowanym dostępem oraz atakami zewnętrznymi;
• korzystamy z rozwiązań programistycznych i narzędzi zapewniających ochronę danych przed utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją;
• dostęp do danych posiadają wyłącznie upoważnione osoby, zobowiązane do zachowania poufności oraz przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji;
• regularnie dokonujemy przeglądu stosowanych procedur oraz aktualizujemy stosowane środki bezpieczeństwa, uwzględniając rozwój technologii oraz potencjalne zagrożenia;
• przy wyborze podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu weryfikujemy, czy zapewniają one odpowiednie gwarancje stosowania środków bezpieczeństwa zgodnych z RODO.

Pamiętaj, że korzystanie z internetu zawsze wiąże się z ryzykiem, jednak dokładamy wszelkich starań, aby minimalizować je w możliwie największym stopniu, dbając o poufność i integralność Twoich danych.

10. Pliki cookies

Serwis http://eveninglodge.com wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy komfortu jej użytkowania oraz prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin.

Pliki cookies to niewielkie informacje tekstowe wysyłane przez serwer i zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputerze, smartfonie). Cookies mogą być odczytywane przez system informatyczny serwisu przy kolejnych odwiedzinach.

W ramach serwisu możemy stosować następujące kategorie plików cookies:

• Cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie serwisu, w tym utrzymanie sesji użytkownika, obsługę podstawowych funkcji nawigacyjnych oraz formularzy. Ich stosowanie jest konieczne do korzystania z serwisu.
• Cookies funkcjonalne – pozwalające zapamiętać wybrane ustawienia użytkownika (np. preferencje dotyczące zgód cookies), a także poprawiające komfort korzystania ze strony.
• Cookies analityczne i statystyczne – wykorzystywane do tworzenia anonimowych statystyk i analiz sposobu korzystania z serwisu, co pomaga nam ulepszać jego strukturę i treść. Dane te nie pozwalają na bezpośrednią identyfikację użytkownika.

Podczas pierwszej wizyty w serwisie wyświetlana jest informacja o wykorzystywaniu plików cookies wraz z możliwością zarządzania zgodą na ich stosowanie. Użytkownik może w każdym momencie zmienić swoje ustawienia dotyczące cookies, korzystając z ustawień przeglądarki lub narzędzi zarządzania zgodą, o ile są udostępnione w serwisie.

Więcej informacji na temat stosowanych plików cookies, ich kategorii oraz sposobu zarządzania zgodą znajdziesz w odrębnej Polityce plików cookies.

11. Zmiany polityki prywatności

TJP zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności, w szczególności w przypadku:

• zmiany obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych lub świadczenia usług drogą elektroniczną,
• dostosowania zasad przetwarzania danych do nowych funkcjonalności serwisu lub rozszerzenia zakresu świadczonych usług,
• wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych wpływających na sposób przetwarzania danych.

O istotnych zmianach polityki prywatności będziemy informować poprzez komunikat opublikowany w serwisie oraz, w razie potrzeby, poprzez kontakt bezpośredni (np. drogą mailową), jeżeli przepisy prawa będą tego wymagały.

Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie Polityka prywatności. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z jej treścią.